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Hinweise zur NutzungInsofern Sie mit Ihrer Microsoft-Kennung (Single-Sign-On) angemeldet sind und die SharePoint-Nutzung seitens Ihrer IT freigegeben wurde, können Sie Ihre Ordner oder auch einzelne Dokumente der SharePointWebseiten als Wissens- und Datenquellen nutzen.Die SharePoint-Integration ist standardmäßig deaktiviert und wird auf Anfrage freigeschaltet. Da die Synchronisation großer Datenmengen erhebliche Ressourcen beanspruchen kann, empfehlen wir, gezielt nur die benötigten Ordner einzubinden
Mit der SharePoint-Integration im neuland.ai HUB erweitern Sie Ihre Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und zum sicheren Umgang mit Unternehmensdokumenten. SharePoint dient als zentrale Datenquelle, die Sie direkt in Ihre Projekte und Chats einbinden können – ohne Systembrüche und mit voller Kontrolle über Zugriffsrechte und Datenschutz.

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SharePoint als Datenquelle verbinden

Um SharePoint im neuland.ai HUB zu nutzen, muss Ihr Unternehmens-Administrator die Verbindung einmalig herstellen. Nach erfolgreicher Integration müssen Sie mit Klick auf Ihren Namen unter „Integrationen“ die Verbindung einmalig herstellen. Nach erfolgter Verbindung zwischen Ihrem neuland.ai HUB und ihrem Account erscheint SharePoint als auswählbare Datenquelle beim Dokumenten-Upload in Projekten und Chats. Sie können dann direkt auf freigegebene Ordner und Dateien zugreifen, ohne diese lokal herunterladen zu müssen. Beachten Sie, dass die Zugriffsrechte auf SharePoint-Dokumente weiterhin durch Ihre MicrosoftUmgebung gesteuert werden. Nur berechtigte Nutzerinnen und Nutzer können die jeweiligen Inhalte im neuland.ai HUB verwenden.

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Dokumente aus SharePoint nutzen

Im Bereich Datenquellen können Sie unter Integrationen „SharePoint“ auswählen und zum gewünschten Ordner navigieren, um relevanten Dateien Ihrem Projekt hinzuzufügen. Die Dokumente werden verschlüsselt übertragen und stehen nach Synchronisation für die KI-gestützte Analyse und Kollaboration zur Verfügung.
Beim Verbinden von SharePoint-Ordnern werden alle enthaltenen Dokumente analysiert und in der Vektordatenbank des neuland.ai HUB verarbeitet. Bei großen Datenmengen kann dies zu langen Verarbeitungszeiten und Warteschlangen führen. Für jedes Dokument werden außerdem sogenannte Token verwendet, wodurch das Credit-Limit Ihres Benutzerkontos erreicht werden kann.Wählen Sie daher bewusst aus, welche Ordner und auf welcher Ebene Sie mit dem neuland.ai HUB synchronisieren.
Der Upload- und Vektorisierungsprozess läuft wie bei lokalen Dateien ab. Je nach Größe und Anzahl der SharePoint-Dokumente kann die Indizierung entsprechend dauern, daher empfehlen wir eine Synchronisation am Abend oder auch über Nacht.

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Zusammenarbeit und Sicherheit

Alle SharePoint-Dokumente im neuland.ai HUB unterliegen den gleichen Sicherheits- und CompliancePrinzipien wie lokale Dateien. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bleibt bestehen, und die Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt die gesicherte Umgebung Ihres Unternehmens. Achten Sie darauf, nur die Kolleginnen und Kollegen zu Projekten einzuladen, die auch Zugriff auf die jeweiligen SharePoint-Inhalte haben.
Die Freigabe von Projekten mit SharePoint-Dokumenten sollte immer unter Berücksichtigung der internen Informationssicherheitsrichtlinien erfolgen. Wenn Sie Projekte mit Ihren Kollegen und Kolleginnen teilen, so können diese alle verbundenen Dokumente im Projekt sehen, auch wenn diese Personen nicht originär die Berechtigung haben die Dokumente im SharePoint einzusehen.
Hinweise zur Nutzung
  • Entsprechende Dateinamen: Nutzen Sie klare und eindeutige Namen für SharePoint-Dokumente, um die Wiederauffindbarkeit im neuland.ai HUB zu erhöhen.
  • Gezielte Suche: Die Suchfunktion im neuland.ai HUB durchsucht auch eingebundene SharePointDokumente – so finden Sie relevante Inhalte in Sekunden.
  • Strukturierte Ablage: Verknüpfen Sie thematisch passende SharePoint-Dokumente in Projekten oder Knowledge-Bases, um Wissenseinheiten übersichtlich zu bündeln.