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Beta-Hinweis: Die Outlook-Integration befindet sich aktuell im Beta-Status. Einzelne Funktionen können zeitweise nicht verfügbar sein oder sich anders als erwartet verhalten. Feedback und Verbesserungsvorschläge sind jederzeit willkommen.

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Was ist das Outlook E-Mail & Kalender Tool?

Mit dem Outlook E-Mail & Kalender Tool können Sie im neuland.ai HUB Ihren Microsoft 365 OutlookKalender und Ihre E-Mails direkt im Chat verwalten – in natürlicher Sprache. Anstatt sich durch die OutlookOberfläche zu klicken, beschreiben Sie einfach, was Sie tun möchten: Termine abfragen, Meetings erstellen, verschieben oder absagen sowie E-Mails verfassen, versenden und durchsuchen. Dadurch lassen sich typische Organisations- und Kommunikationsaufgaben direkt im Chat erledigen, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. Typische Einsatzfelder sind:
  • Anzeigen und Durchsuchen Ihres Kalenders
  • Erstellen, Verschieben und Absagen von Meetings · Verfassen und Versenden von E-Mails
  • Suchen und Anzeigen empfangener E-Mails
Alle Aktionen werden über Ihr eigenes Outlook-Konto ausgeführt. Die KI kann nichts tun, wozu Sie in Outlook nicht selbst berechtigt wären
Einrichtung: Die Outlook-Integration setzt eine Verbindung mit Microsoft 365 voraus und muss von Ihrer IT verbunden werden. Sie als User bestätigen die Verbindung zum eigenen Postfach anschließend einmalig selbst unter Einstellungen → Integrationen.Hiernach sind die Funktionen unter Tools im Chat oder auch im Assistenten auswählbar.

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Zugriff und Nutzung

Öffnen Sie eine Chat-Konversation im neuland.ai HUB und formulieren Sie Ihre Anfragen in natürlicher Sprache, so, wie Sie es gegenüber einer Kollegin oder einem Kollegen tun würden. Die KI interpretiert Ihre Anfrage, stellt bei Bedarf Rückfragen und zeigt Ihnen eine Vorschau an, bevor Änderungen vorgenommen werden.

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Kalender anzeigen

Sie können Ihren Kalender auf verschiedene Weise einsehen. Beispiele:
  • „Was steht heute in meinem Kalender?”
  • „Zeig mir meine Termine für nächste Woche.”
  • „Habe ich am Freitag noch freie Zeitfenster?”
  • „Gibt es heute überlappende Termine?”
Die KI zeigtIhnen eine übersichtliche Liste Ihrer Termine mit Betreff, Uhrzeit und Teilnehmenden an. Sie kann außerdemfreie Zeiträume identifizieren und Überschneidungen aufzeigen – zum Beispiel: „Sie sind von 14:00 bis 16:00Uhr verfügbar.”
Hinweise zur NutzungDie Verfügbarkeit anderer Personen wird nur im Rahmen der Meeting-Planung geprüft und kann auch nur innerhalb Ihrer Organisation stattfinden.

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Meetings erstellen

Sie können Meetings in natürlicher Sprache planen, ohne Outlook-Formulare manuell auszufüllen. Beispiele:
  • „Plane ein Meeting mit Markus Mustermann morgen um 14 Uhr.”
  • „Erstelle ein 30-Minuten-Meeting mit Sabine und Thomas am Montag um 10 Uhr, Betreff ‚ProjektSync’.”
  • „Lade das Entwicklungsteam zum Kickoff am Mittwoch um 15 Uhr ein.”
  • „Erstelle einen Termin um 17 Uhr als Erinnerung für mich.”

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Was die KI dabei tut:

  1. Namen auflösen – Namen wie „Markus” werden E-Mail-Adressen zugeordnet. Bei mehreren Treffern erhalten Sie eine Auswahlliste.
  2. Verfügbarkeit prüfen – Ihr Kalender und die Kalender der Eingeladenen werden auf Konflikte geprüft. Bitte beachten Sie Einstellungen zu Zeitzonen in Ihrem Microsoft-Account.
  3. Vorschau anzeigen – Sie sehen eine Zusammenfassung mit Betreff, Zeit, Teilnehmenden und eventuellen Konflikten.
  4. Bestätigung einholen – Erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung wird der Termin erstellt und Einladungen versendet.
Hinweise zur NutzungAnhänge in Terminen werden aktuell nicht unterstützt.

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Meetings verwalten (Absagen und Verschieben)

Absagen:
  • „Sage mein Meeting mit Markus morgen um 14 Uhr ab.”
  • „Storniere das ‚Weekly Sync’ am Montag.”
Verschieben:
  • „Verschiebe mein Meeting mit Thomas von 14 Uhr auf 15 Uhr.”
  • „Ändere das ‚Weekly Sync’ von 30 Minuten auf 1 Stunde.”
Die KI sucht den passenden Termin, zeigt eine Vorschau und fordert Ihre Bestätigung an. Bei mehreren Treffern werden Sie zur Auswahl aufgefordert. Konflikte bei neuen Zeiten werden angezeigt.
Hinweise zur NutzungBei wiederkehrenden Terminen wird die gesamte Serie geändert. Einzelne Vorkommen können noch nicht separat bearbeitet werden.Nur Termine, die Sie selbst organisieren, können abgesagt oder verschoben werden

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E-Mails verfassen und versenden

Sie können E-Mails direkt im Chat erstellen und versenden. Beispiele:
  • „Schreibe eine E-Mail an Markus mit dem Betreff ‚Projekt-Update’ und dem Text ‚Anbei die aktuellen Neuigkeiten.”
  • „Sende eine E-Mail an Thomas mit dem Betreff ‚Rechnung’ und dem Text ‚Bitte prüfe die Rechnung.”
Die KI erstellt einen Entwurf mit Empfänger, Betreff und Inhalt und zeigt Ihnen eine Vorschau. Sie können Änderungen anfordern (z. B. „Füge Sabine hinzu” oder „Formuliere es formeller”) oder den Versand bestätigen. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung wird die E-Mail versendet.
Hinweise zur NutzungAnhänge, geplanter Versand, Lesebestätigungen und Prioritätskennzeichnungen werden noch nicht unterstützt

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E-Mails suchen und anzeigen

Sie können die KI bitten, aktuelle E-Mails in Ihrem Postfach zu finden. Beispiele:
  • „Zeig mir die letzte E-Mail von Sabine.”
  • „Hole die letzten 5 E-Mails von Thomas.”
  • „Suche die letzte E-Mail von Markus mit dem Betreff ‚Deployment’.”
Die KI durchsucht Ihr Postfach und zeigt Absender, Betreff, Zeitpunkt und gegebenenfalls einen kurzen Auszug an. Wenn nichts gefunden wird, teilt die KI Ihnen dies mit, anstatt ein falsches Ergebnis anzuzeigen.

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Sicherheit und Kontrolle

Das Outlook Tool ist so konzipiert, dass Sie jederzeit die volle Kontrolle behalten:
  • Bestätigung bei kritischen Aktionen – Meetings erstellen, E-Mails versenden, Termine absagen oder verschieben erfordert immer eine Vorschau und Ihre ausdrückliche Bestätigung. Nichts wird automatisch gesendet oder geändert.
  • Kein Raten bei Personen – Bei mehreren Namensgleichheiten erhalten Sie eine Auswahlliste. Die KI wählt niemals stillschweigend einen Empfänger aus.
  • Kein Raten bei Personen – Bei mehreren Namensgleichheiten erhalten Sie eine Auswahlliste. Die KI wählt niemals stillschweigend einen Empfänger aus.
  • Konfliktprüfung – Vor dem Erstellen oder Verschieben von Meetings werden Konflikte angezeigt.
  • Ihre Berechtigungen gelten – Alle Aktionen nutzen die Berechtigungen Ihres Outlook-Kontos.
  • Klare Fehlermeldungen – Wenn eine Aktion nicht möglich ist, teilt die KI Ihnen dies klar mit.

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Typischer Ablauf

  1. Anfrage im Chat formulieren (z. B. „Plane ein Meeting” oder „Schreibe eine E-Mail”)
  2. Die KI löst Namen auf, prüft Verfügbarkeiten und erstellt eine Vorschau
  3. Sie prüfen die Vorschau und fordern bei Bedarf Änderungen an
  4. Sie bestätigen – erst dann wird die Aktion ausgeführt
Hinweise zur NutzungFür optimale Ergebnisse formulieren Sie Ihre Anfragen möglichst konkret – mit Namen, Uhrzeiten und Betreffzeilen. Das Outlook Tool eignet sich besonders für das schnelle Planen von Meetings, das Verfassen von E-Mails oder das Prüfen Ihres Tagesplans – alles direkt im Chat, ohne Anwendungswechsel.