> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://handbuch.neuland-hub.ai/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Gouvernance ## Governance-Einstellungen verwalten Im Bereich **Governance** legen Sie zentrale Richtlinien für den neuland.ai HUB fest. Dazu gehören unter anderem E-Mail-Benachrichtigungen, zusätzliche KI-Anweisungen und Guardrails. Die Konfiguration dieser Einstellungen ist optional. Sie können den HUB auch ohne eigene Anpassungen in diesem Bereich nutzen. Für den Einstieg ist es daher nicht zwingend erforderlich, zusätzliche Anweisungen oder Guardrails zu hinterlegen. Die Plattform enthält bereits grundlegende systemseitige Vorgaben und Sicherheitsmechanismen. Admin Handbuch Gouvernance Eigene Governance-Einstellungen sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie organisationsspezifische Regeln ergänzen möchten. Das kann zum Beispiel Vorgaben zur Tonalität, zur Sprache, zum Umgang mit bestimmten Themen oder zu verbindlichen Sicherheitsgrenzen betreffen. Sie finden die Governance-Einstellungen unter **Einstellungen → Governance**. *** ## **Dokumentenaufbewahrung festlegen** Im Abschnitt **Dokumentenaufbewahrung** können Sie festlegen, ob und nach welcher Frist nicht mehr genutzte Dokumente gelöscht werden sollen. Die Aufbewahrungsregel bezieht sich auf Dokumente, die über den festgelegten Zeitraum nicht genutzt wurden. Es geht dabei nicht ausschließlich um das Upload-Datum, sondern um die Inaktivität eines Dokuments. Dokumente, die Chats, Projekten oder Bibliotheken zugeordnet sind, bleiben erhalten. Dadurch wird verhindert, dass Inhalte entfernt werden, die noch aktiv in bestehenden Arbeitskontexten verwendet werden. Nutzen Sie diese Einstellung, wenn Sie eine Löschregel für nicht mehr verwendete Dokumente definieren möchten. Die konkrete Frist sollte zu den internen Vorgaben Ihrer Organisation passen. *** ## **E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren** Im Abschnitt **E-Mail-Benachrichtigungen** steuern Sie, ob Admins Hinweise zu Budget- und Verbrauchsgrenzen erhalten. ### **Budget-Alarm-E-Mails** Aktivieren Sie **Budget-Alarm-E-Mails**, wenn Admins per E-Mail informiert werden sollen, sobald ein definierter Budget-Schwellenwert überschritten wird. Diese Benachrichtigungen unterstützen Sie dabei, den Verbrauch im Blick zu behalten und frühzeitig auf steigende Kosten zu reagieren. ### **Soft-Limit-Warnmails** Über **Soft-Limit-Warnmails** können Sie festlegen, ob Admins benachrichtigt werden, wenn ein User sein berechnetes Ausgabelimit erreicht. Dies ist dann möglich, wenn Sie einen Tarif nutzen oder über uns einstellen lassen haben. Soft Limits dienen als Orientierung und Frühwarnsystem. Sie helfen dabei, Nutzungsmuster zu erkennen und gegebenenfalls rechtzeitig nachzusteuern, bevor ein Budget vollständig ausgeschöpft ist. *** ## **Zusätzliche Anweisungen hinterlegen** Im Abschnitt **Zusätzliche Anweisungen** können Sie Vorgaben für die KI-Nutzung hinterlegen. Diese Anweisungen werden an die bestehenden Plattform-Anweisungen angehängt. Sie ersetzen die systemseitigen Vorgaben nicht, sondern ergänzen sie um organisationsspezifische Hinweise. Zusätzliche Anweisungen können zum Beispiel genutzt werden, um Vorgaben zu folgenden Themen zu machen: * gewünschte Tonalität, * bevorzugte Sprache, * Schreibstil, * interne Begriffe oder Bezeichnungen, etc. Beispielhafte Einsatzfälle: * *Antworten sollen grundsätzlich in deutscher Sprache erfolgen.* * *Die KI soll in formeller Sie-Ansprache antworten.* Formulieren Sie zusätzliche Anweisungen klar und möglichst eindeutig. Vermeiden Sie widersprüchliche Vorgaben, da diese zu uneinheitlichem Antwortverhalten führen können. *** ## **Guardrails aktivieren und bearbeiten** Guardrails sind als harte Begrenzungen zu verstehen. Wenn eine Anfrage gegen eine definierte Guardrail verstößt, kann die KI die Bearbeitung ablehnen oder eine sichere Alternative anbieten. Achten Sie deshalb darauf, Guardrails nicht zu allgemein oder zu restriktiv zu formulieren. Zu enge Regeln können dazu führen, dass auch fachlich sinnvolle oder unkritische Anfragen nicht mehr beantwortet werden. Guardrails sollten vor Nutzung durchgehend getestet werden.